Latihan Mengetik dari blog

Latihan Mengetik

 *dari blog smkdamosdiary

Otomatisasi Kantor/Office Automation

Otomatisasi adalah penggunaan mesin untuk menjalankan tugas fisik yang biasa dilakukan oleh manusia.

Menurut KBBI :

1. Otomatis                 : Dengan bekerja sendirinya/dengan sendirinya
2. Pengotomatis          : Proses, cara pembuatan otomatis
3. Mengotomatiskan   : Mewujudkan segala sesuatu otomatis

Kantor secara umum adalah tempat orang untuk bekerja. Kantor secara etimologi adalah suatu tempat penyelenggaraan kegiatan manajemen. Misalnya : pengurus informasi (informasi handling).

Otomatisasi Kantor adalah sebuah rencana untuk menggabungkan teknologi tinggi melalui perbaikan proses pelaksanaan pekerjaan demi meningkatkan produktifitas pekerjaan.

Otomatisasi Perkantoran adalah semua sistem informasi formal & informal terutama yang berkaitan dengan komunikasi informasi kepada dan dari orang yang berbeda di dalam maupun di luar perusahaan. 

Office automation refers to the varied computer machinery and software used to digitally create, collect, store, manipulate, and relay office information needed for accomplishing basic tasks. Raw data storage, electronic transfer, and the management of electronic business information comprise the basic activities of an office automation system. Office automation helps in optimizing or automating existing office procedures.

Apa tujuan Otomatisasi Kantor?

• Penggabungan dari beberapa teknologi
• Memperbarui proses pelaksanaan pekerjaan di kantor
• Meningkatkan produktifitas dan efektifitas pekerjaan
• Otomatisasi kantor memberikan kemampuan antar manager untuk saling melakukan komunikasi dengan lebih baik dalam memecahkan masalah
• Peningkatan komunikasi dapat menghasilkan keputusan yang lebih baik dan lebih cepat

Apa manfaat Otomatisasi Kantor?

• Pendapatan yang lebih tinggi & penghindaran biaya
• Komputer tidak menggantikan pekerja saat ini, tetapi komputer menunda panambahan pegawai yang diperlukan untuk menangani beban kerja yang bertambah
• Pemecahan masalah kelompok/tim
• Cara OA berkontribusi ke dan dari manajer membuatnya sangat cocok diterapkan untuk pemecahan masalah kelompok
• Pelengkap/pengganti
• Suatu cara berkomunikasi bisnis, OA (Office Automation) bukan tanpa keterbatasan

Bagaimana dampak positif Otomatisasi Kantor?

•  Mendorong untuk belajar keterampilan baru
• Pekerjaan-pekerjaan yang menjemukan dapat dialihkan ke mesin-mesin
• Lebih mudah dan cepat dalam memperbaiki kesalahan-kesalahan
• Bertambahnya kesempatan dalam bidang pemeliharaan peralatan, teknologi/elektronik, programmer dan rekayasa software
• Kesempatan untuk memperpendek dari kerja setiap minggu
• Lebih sedikit pekerjaan

Bagaimana dampak negative dari Otomatisasi Kantor?

•  Cenderung karyawan menjadi "machine-minders"
• Masalah kesehatan sebagai akses dari peralatan seperti layar, printer, dan sebagainya
• Kehilangan kontak personal, karena penyampaian informasi dilakukan oleh mesin
• Implikasi terhadap pemberi pekerjaan
• Memerlukan waktu untuk perubahaan dari sistem manual ke sistem elektronik
• Menimbulkan keresahan pada sementara karyawan pada tahap penerapan
• Tidak seluruh software yang tersedia pasti sepenuhnya memenuhi kebutuhan

 Jadi, otomatisasi perkantoran adalah semua sistem elektronik formal dan informal kepada dan dari orang yang berada di dalam maupun luar perusahaan.
Sistem elektronik formal     : Kegiatan dengan prosedur tertulis
Contohnya                           : Pengelolaan informasi tentang distribusi ke manager berupa laporan periodik/khusus.
Sistem elektronik informal  : Tidak diuraikan secara tertulis/tidak direncanakan.
Contohnya                           : Pada saat melakukan konsultasi/diskusi dengan pengambil keputusan lainnya.

Asal mula Otomatisasi Perkantoran di awal tahun 1960-an. Ketika IBM menciptakan istilaf word-processing untuk kegiatan divisi mesin TIK listriknya. Dengan bukti tahun 1964 IBM memasarkan mesin Magnetic Tape/Selectric Typewriter (MT/ST) atau mesin TIK yang dapat mengetik dari hasil kata-kata yang sudah direkam.

Kategori pemakaian otomatisasi kantor:

1. Manager     : bertugas mengelola sumber daya perusahaan terutama dalam hal SDM.
2. Profesional : biasanya tidak mengelola orang, tetapi menyumbangkan keahlian khususnya.
3. Sektetaris   : bertugas dalam menangani korespondensi, menjawab telpon, dan mengatur jadwal pertemuan.

Tujuan otomatisasi kantor adalah untuk meningkatkan produktivitas. Bila diterapkan sebagai alat pemecah masalah, otomatisasi perkantoran dapat memberikan kemampuan antar manager untuk saling melakukan komunikasi dengan lebih baik selagi mereka memecahkan masalah. (sumber 1)

Secara umum OA dianggap sebagai salah satu cara untuk meningkatkan produktifitas, yang memungkinkan para pekerja kantor memproses lebih banyak dokumen secara lebih cepat dan lebih baik untuk pengambilan keputusan. (sumber 2)

Ternyata otomatisasi perkantoran tidak hanya digunakan khusus untuk orang-orang di dalam kantor saja, melainkan untuk semuanya dan biasanya otomatisasi perkantoran digunakan oleh semua orang dalam memudahkan komunikasi.

Jenis-jenis aplikasi kantor dalam Otomatisasi Perkantoran :

1. Word Processing : Dokumen yang diketik kemudian di cetak
2. E-mail (Electronic mail) : Untuk mengirim pesan
3. Voice mail : hampir sama dan serupa dengan e-mail tetapi biasanya cenderung untuk mengirim pesan suara.
4. Electronic calendaring : Untuk menentukan atau membuat jadwal acara.
5. Audio conferencing : Biasanya berhubungan dengan audio.
6. Video conferencing : Signal video dan audio.
7. Computer conferencing : Merupakan sebuah jaringan komputer
8. Facsimilie transmission : Fax
9. Videotext : Berupa materi textual
10. Image storage dan Revrieval : Dokumen volume besar
11. Dekstop publishing : Pembuatan output cetak